Dalam pelaksanaan proyek konstruksi bangunan dperlukan beberapa laporan dan dokumentasi yang berkaitan dengan administrasi dan manajemen.
Pemborong berkewajiban melaporkan pekerjaanya dengan periode harian, mingguan, bulanan, dengan format dan jumlah dokumentasi sesuai dengan kesepakatan tertulis sebelumnya.
- Laporan harian berisi catatan-catatan yang berkaitan dengan pekerjaan misalnya jumlah tenaga kerja, material yang dipakai, serta berapa volume pekerjaan yang telah berhasil diselesaikan pada hari itu.
- Laporan mingguan menginformasikan mengenai bobot prestasi pekerjaan, jumlah tenaga kerja yang dikerahkan selama seminggu, serta catatan teknik dan permohonan jika ada.
- Laporan bulanan dibuat dengan cara merangkum laporan mingguan, serta menuliskan beberapa hal yang belum tercantum sebelumnya. Juga dilengkapi dengan lampiran foto pekerjaan.
Laporan tersebut dibuat dengan jumlah rangkap serta ukuran sesuai dengan perjanjian.
Hal-hal tersebut perlu dituliskan dalam pasal laporan dan dokumentasi surat perjanjian borongan yang contohnya sebagai berikut.
laporan dan dokumentasi
Pasal 15
LAPORAN DAN DOKUMENTASI
15.1 PIHAK KEDUA harus membuat Laporan Harian yang berisi catatan-catatan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan Pekerjaan DEWATERING GEDUNG SEMUT
15.2. Laporan Harian tersebut dalam ayat 1 pasal ini harus dilaporkan setiap minggu sebagai Laporan Mingguan yang memuat antara lain : prestasi kerja, jumlah tenaga kerja, catatan teknis, permohonan-permohonan.
15.3. Berdasarkan Laporan Mingguan tersebut dalam ayat 2 pasal ini maka dibuat Laporan Bulanan yang juga memuat hal-hal yang belum termuat dalam Laporan Mingguan dan perbandingan setiap kegiatan dalam Laporan Bulanan tersebut terhadap Bagan Kemajuan Pekerjaan DEWATERING GEDUNG SEMUT yang dilengkapi dengan foto-foto perkembangan kegiatan pekerjaan.
15.4. Laporan Bulanan dibuat tiga (3) rangkap untuk periode yang berakhir setiap tanggal 25 dalam bulan bersangkutan dan harus dikirim ke PIHAK PERTAMA paling lambat lima (5) hari berikutnya.
15.5. PIHAK KEDUA wajib membuat dokumentasi dalam bentuk foto berwarna dari berbagai kegiatan pekerjaan. Ukuran foto adalah post card (10 cm x 15 cm) dan foto harus dipasang dalam album dengan penjelasan yang lengkap. Album foto berukuran 33 cm x 33 cm dan berlaminating plastik. Jumlah album yang harus diserahkan adalah tiga (3) album seri foto proyek serta as built drawing dan harus diserahkan kepada PIHAK PERTAMA dalam waktu empat belas (14) hari setelah dilakukan Penyerahan Pertama Pekerjaan DEWATERING GEDUNG SEMUT
